Wenn ein wichtiger Kundentermin wegen eines Staus kaum noch zu halten ist, wird schnell mal ordentlich auf das Gaspedal gedrückt. Oder ein wichtiges Paket muss kurz vor Ladenschluss noch unbedingt zur Post, aber kein Parkplatz ist frei und die einzige Alternative ist ein Platz im Parkverbot. Dann drohen Strafzettel für Falschparken oder Bußgeldbescheide für zu schnelles Fahren.

Aber wer muss die Strafe bezahlen, Chef oder Mitarbeiter? Und was müssen Unternehmen aus steuerlicher Sicht bei der Abrechnung beachten? Alles Wichtige dazu erfahren Sie in diesem Beitrag.

Grundsätzlich gilt, dass die Fahrerhaftung gilt, wenn ein Mitarbeiter mit seinem Firmenwagen geblitzt wird. Konkret bedeutet das, der Fahrer ist für die durch ihn begangenen Ordnungswidrigkeit selbst verantwortlich ist und muss deshalb auch die Konsequenzen tragen. Das Bußgeld für die Geschwindigkeitsübertretung bzw. das Knöllchen für Falschparken muss der deshalb Fahrer aus eigener Tasche zahlen. Und auch mögliche Strafen aus dem Bußgeldkatalog, also Punkte in Flensburg oder sogar Fahrverbote, betreffen den Fahrer allein.

Diese Regelung muss auch nicht gesondert im Überlassungsvertrag für den Firmenwagen geregelt werden.

Fahrer muss im Anhörungsbogen genannt werden

In der Praxis wird von der zuständigen Behörde ein Anhörungsbogen an die Firma verschickt, da der Firmenwagen über die Firma zugelassen ist, d.h. Halter und Fahrer des Firmenwagens weichen voneinander ab. Im Anhörungsbogen muss angegeben werden, wer das Fahrzeug tatsächlich gefahren hat. Da der Halter in Deutschland verpflichtet ist, zur Aufklärung beizutragen, wird der Anhörungsbogen entweder bereits firmenintern ausgefüllt oder an den betreffenden Mitarbeiter weitergeleitet.

Natürlich besteht hier, wie im Privaten auch, die Möglichkeit, die Aussage zu verweigern. Allerdings nur dann, wenn der Fahrer mit dem Firmenchef verwandt ist, denn dann kann vom Zeugnisverweigerungsrecht Gebrauch gemacht werden. Ist dem nicht so, besteht die Pflicht, den Anhörungsbogen wahrheitsgemäß auszufüllen. Außerdem kann es im Verweigerungsfall durchaus passieren, dass die Polizei das Firmengelände besucht und versucht, anhand des Blitzerfotos den Schuldigen in der Firma zu ermitteln. Außerdem droht bei einer Weiterung, den Schuldigen zu benennen, die sogenannte Fahrtenbuchauflage. Das bedeutet, das der Fahrzeughalter zukünftig verpflichtet ist, jede Fahrt einzeln im Fahrtenbuch zu dokumentieren.

Wer zahlt das Bußgeld bei „betrieblicher Notwendigkeit“

Was aber, wenn die Geschwindigkeitsübertretung geschah, um unbedingt einen wichtigen Kundentermin einzuhalten. Oder das Knöllchen, weil das Pakete noch heute in die Post musste? Die Ordnungswidrigkeit also tatsächlich deshalb geschah, um Betriebsinteressen zu wahren.

Dann ist es durchaus üblich, dass der Mitarbeiter den Betrag im Nachhinein von der Firma erstattet bekommt. Das ist aber immer eine Einzelfallentscheidung, die auf den jeweiligen Sachverhalt abstellt. Eine generelle Vereinbarung, dass Bußgelder, die durch Fahrten mit dem Firmenwagen entstehen, bezahlt werden, ist dagegen nicht erlaubt. Hier hat das Bundesarbeitsgericht festgestellt, dass dies sittenwidrig ist, also quasi ein „Freifahrtschein“ zur Begehung von Ordnungswidrigkeiten.

Wie werden die Bußgelder steuerlich behandelt?

Werden dem Arbeitnehmer für eine Ordnungswidrigkeit mit dem Firmenwagen Bußgelder von der Firma erstattet, dann erfolgt dies als zusätzliches Gehalt. Als Arbeitslohn ist die Zahlung für den Mitarbeiter also steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Eine Ausnahme liegt vor, wenn das Bußgeld für eine Geschwindigkeitsübertretung oder das Knöllchen für Falschparkentatsächlich betrieblich bedingt war, dann muss der Arbeitnehmer keine Steuern und Sozialabgaben auf die Zahlung durch den Arbeitgeber entrichten. Allerdings muss diese betriebliche Notwendigkeit tatsächlich nachgewiesen werden können. Das ist zum Teil sehr aufwendig, weshalb diese Ausnahme nur in den seltensten Fällen Anwendung findet.

Wird der Bußgeldbescheid wie beschrieben als steuerpflichtiger Arbeitslohn abgerechnet, dann stellt das für den Arbeitgeber eine Betriebsausgabe dar. Auch für den Ausnahmefall, dass die Erstattung des Bußgeldes für den Arbeitgeber frei von Steuern und Sozialabgaben bleibt (Nachweispflicht), sind das für den Arbeitgeber abzugsfähige Betriebsausgaben.